El término mantenimiento de instalaciones a veces se confunde con mantenimiento industrial y mantenimiento de propiedades. El mantenimiento de instalaciones se refiere a los edificios comerciales no industriales, el mantenimiento industrial, se refiere a las plantas de fabricación y el mantenimiento de la propiedad se aplica a los edificios residenciales. Dicho esto, no existe un acuerdo universal sobre qué tareas caen bajo qué paraguas. En este artículo, analizaremos los orígenes de la gestión de instalaciones, los roles de los administradores de instalaciones, las categorías de mantenimiento de instalaciones y más.
¿Qué es el mantenimiento de las instalaciones?
En términos generales, el mantenimiento de instalaciones es tan antiguo como reyes, reinas y castillos, sin embargo, la práctica formal de gestión de instalaciones solo existe desde la década de 1970. Durante este tiempo, las empresas comenzaron a subcontratar servicios de mantenimiento de rutina como iluminación, calefacción y plomería en un esfuerzo por reducir costos. Avance rápido hasta la década de 1990, y las tareas como la administración de propiedades, la reubicación y la planificación del espacio se integraron en el campo. También fue entonces cuando las universidades comenzaron a ofrecer programas educativos. La práctica de la gestión de instalaciones ahora a menudo incluye nómina, servicios humanos y gestión de activos, además de una lista en evolución de solicitudes de proyectos.
El papel del gerente de las instalaciones:
Existen dos tipos de trabajadores de mantenimiento de instalaciones: el administrador de instalaciones y el técnico de mantenimiento. Los técnicos son responsables de varias tareas prácticas, que incluyen recorridos de construcción, mantenimiento preventivo y reparaciones. Por el contrario, los deberes de los administradores de instalaciones generalmente se dividen en una de dos categorías:
Estratégico: ayudar a los clientes, clientes y usuarios finales a comprender cómo las decisiones de construcción y activos pueden afectar los servicios de las instalaciones, las pautas de seguridad, los riesgos comerciales y los costos.
Operativo: Mantener entornos seguros, cómodos y útiles para el funcionamiento de los ocupantes.
Dicho esto, las responsabilidades de los gerentes de instalaciones modernas están en constante evolución para incluir nuevas líneas de pedido según la ubicación, la industria y el tipo de cliente.
Las responsabilidades de los gerentes de instalaciones:
Normalmente, la gestión de instalaciones se divide en servicios físicos y físicos:
Servicios duros:
- Mantenimiento de la estructura del edificio
- Aire acondicionado
- Gestión de energía y agua
- Ascensor y escalera mecánica
- Encendiendo
- Seguridad contra incendios
- Fontanería y drenaje
- Decoración y reforma
Servicios suaves:
- Limpieza
- Seguridad
- Aparcamiento de coches
- Control de plagas
- Depósito de basura
- Reciclaje
- Abastecimiento
- Muebles y equipo
- Sistemas de información
- Impresión
- Gestión de documentos
- Servicios de recepción
- Administración del espacio
- Mantenimiento de terrenos
La mayoría de las responsabilidades de gestión de instalaciones se incluyen en una de las siguientes categorías:
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Medio ambiente, salud y seguridad:
Las salidas de gestión de instalaciones deben identificar, evaluar y gestionar los desafíos ambientales y relacionados con la seguridad. No hacer cumplir adecuadamente los procedimientos operativos estándar de seguridad podría conducir a malas condiciones en las instalaciones que causen enfermedades, lesiones y demandas.
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Seguridad contra incendios:
Toman todas las precauciones posibles para prevenir incendios en edificios, ya que representan el mayor riesgo para los ocupantes del edificio, las propiedades y las empresas. Esto significa probar rutinariamente todo el equipo de seguridad contra incendios, registrar registros de inspección y mantener registros de cumplimiento.
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Seguridad:
Los departamentos de administración de instalaciones son responsables del mantenimiento de la tecnología y el hardware de seguridad. El mantenimiento de seguridad también puede incluir la coordinación de los guardias de las puertas.
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Mantenimiento preventivo:
Se realizan inspecciones periódicas para maximizar los ciclos de vida de los activos de los equipos, reducir el riesgo de tiempo de inactividad y cumplir con las obligaciones legales. Muchos equipos de administración de instalaciones programan y realizan un seguimiento de las órdenes de trabajo recurrentes con el apoyo de un sistema de administración de mantenimiento computarizado. Los mejores programas de software de hoy son fáciles de usar, rentables, incluyen chat y están diseñados para un uso conveniente de teléfonos inteligentes.
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Limpieza:
Los procedimientos de saneamiento y limpieza nunca han sido tan importantes. Dependiendo del tipo de instalación, las operaciones de limpieza pueden incluir la desinfección de baños. Recarga de suministros para los ocupantes, aspirar, barrer y trapear pisos, limpiar superficies de uso común, y más. Los procedimientos de limpieza pueden ser diarios, semanales o mensuales.
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Tareas operativas:
Los departamentos de administración de instalaciones son los responsables en última instancia de mantener los edificios en funcionamiento a diario. Eso significa estar de guardia para solucionar los problemas de los ocupantes del edificio a medida que surjan. Dependiendo del tipo de instalación, los gerentes pueden recibir solicitudes para cambiar bombillas, desatascar fotocopiadoras, limpiar desorden, manejar quejas por ruido o reparar maquinaria compleja que afecta la productividad del trabajador. Una vez más, estas tareas a menudo se incluyen en las categorías de servicios físicos y blandos.
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Planificación de la continuidad del negocio:
Las instalaciones deben mantener planes de continuidad que describan exactamente lo que debería suceder en caso de contratiempos importantes. Si una organización necesita restablecerse temporalmente en otra ubicación, el equipo de administración de la instalación a menudo sería responsable de trasladar la empresa a la ubicación de recuperación temporal.
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Asignación de espacio:
Los diseños de las instalaciones pueden estar sujetos a cambios frecuentes, según el crecimiento organizacional, las decisiones de recursos humanos y las estrategias comerciales. Los gerentes de las instalaciones también deben cumplir con los requisitos legales relacionados con los diseños de oficinas que a menudo dictan:
- La cantidad mínima de espacio necesaria por persona.
- Disposiciones de seguridad contra incendios.
- Niveles de iluminación cómodos.
- Señalización de seguridad.
- Ventilación adecuada.
- Control de temperatura recomendado.
Finalmente, los administradores de las instalaciones también pueden ser responsables de organizar áreas comunes para que los ocupantes socialicen.
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